Agar perusahaan berumur panjang dan perkembangannya tidak semata-mata bergantung pada keberuntungan, kegiatan evaluasi mutlak dilakukan. Kemudian, membuat perencanaan dengan target yang menantang tapi masih realistis.
Sebagai pengusaha, bagaimana perasaan anda menghadapi akhir tahun sekarang ini? Bingung, pusing, atau senang-senang saja? Apapun perasaan anda, menjelang pergantian tahun adalah saat yang tepat untuk melakukan evaluasi.
Nah, dalam melakukan evaluasi, sedikitnya ada dua hal yang harus diperhatikan.
Pertama, soal evaluasi terhadap pencapaian kinerja usaha. Ingat, kalau kinerja buruk jangan langsung menyalahkan karyawan atau faktor lingkungan (misalnya persaingan). Sebab, tidak tertutup kemungkinan, justru anda sendiri yang menjadi penyebab utamanya.
Kedua, soal rencana perusahaan anda sepanjang 2010 baik-baik saja atau bahkan cenderung meningkat, anda mungkin tidak pusing atau uring-uringan. Tapi sebaliknya, Anda bisa pusing tujuh keliling kalau kinerja buruk, dengan omset penjualan yang anjlok drastis dibanding tahun sebelumnya.
Wajar kalau anda pusing, itu manusiawi. Masalahnya, usaha harus terus berjalan. Dalam menjalankan usaha, risiko kegagalan selalu terbuka. Kita boleh pusing tujuh keliling, tapi jangan terus larut di dalamnya. Kalau ini yang terjadi, sangat mungkin kegagalan serupa bakal dialami lagi pada tahun depan. Bahkan keledai saja tak mau terperosok untuk kedua kalinya.
Karena itu, setelah pusingnya reda, segeralah cari cara untuk pemecahannya. Pertama-tama tentu saja, harus dilacak dulu faktor penyebab penurunan kinerja itu secara teliti. Jangan asal main duga-dugaan. Kalau penurunan kinerja itu menyangkut aspek-aspek konvensional seperti menurunnya omset (atau pencapaian di bawah target), perolehan laba, banyaknya pengeluaran biaya dan sebagainya, tidak terlalu sulit melacaknya asalkan laporan atau catatan yang anda terima merupakan kumpulan informasi yang jujur dan objektif.
Dari situ, anda bisa melakukan perbandingan, baik terhadap pencapaian tahun silam maupun target yang akan dipatok pada tahun berjalan. Di sinilah biasanya akan kelihatan ada yang melenceng.
Mengapa hal itu bisa terjadi? Apa penyebabnya? Di sinilah anda perlu melakukan semacam analisa yang cermat dan objektif. Jika, misalnya, anda menemukan perolehan jauh dari target, jangan langsung memvonis karyawan tidak becus kerja.
Penurunan laba, bisa disebabkan oleh banyak faktor. Faktor paling menyolok memang penurunan omset. Tapi, itu tidak mutlak. Bisa saja omset menurun, tapi perolehan laba tetap tinggi. Misalnya, karena menerapkan strategi menaikkan harga secara tepat, atau berhasil mengubah bidikan pasar dari konsumen kelas bawah ke konsumen menengah atas.
Kenaikan biaya juga bisa menggerus perolehan laba. Di sini perlu dicermati apakah kenaikan biaya itu semata-mata karena untuk produksi (misalnya, karena harga bahan baku yang naik) dan belum bisa dikompensasikan pada kenaikan harga jual atau oleh sebab lain. Nah kenaikan karena sebab lain inilah yang mesti mendapat perhatian khusus.
Siapa tahu, misalnya, peningkatan pengeluaran itu disebabkan oleh berubahnya kebiasaan anda, dari berhemat menjadi boros. Misalnya, gemar menjamu tamu atau relasi secara berlebihan. Atau, anda mengganti kendaraan yang biaya operasionalnya lebih mahal dan sebagainya.
Tentu saja, faktor karyawan pun, terutama di bagian pemasaran, tak bisa diabaikan. Perhatikan baik-baik, siapa tahu mereka mulai malas-malasan. Tapi, pemecahannya bukan langsung menghardik mereka. Sedapat mungkin, cari tahu dulu, apa yang menjadi penyebab mereka malas. Mungkin karena ada tuntutan mereka yang belum dipenuhi, atau mereka merasa kecewa karena lama tidak ada kenaikan gaji.
Lantas, ajak mereka bicara secara terbuka. Jika benar mereka menuntut sesuatu seperti kenaikan gaji atau peningkatan fasilitas, tunjukkan bahwa anda sangat memaklumi dan memperhatikan tuntutan itu. Beri penjelasan yang tepat, apabila perusahaan memang benar-benar belum bisa memenuhinya. Tapi, kalau seluruh atau sebagian itu sebetulnya bisa dipenuhi, apa salahnya dikabulkan. Setelah itu, beri mereka target yang lebih tinggi.
Pasang target yang realistis
Kegiatan evaluasi tidak akan banyak gunanya jika tidak diikuti dengan pembuatan perencanaan untuk tahun depan. Sama dengan evaluasi, kegiatan ini pun sebaiknya melibatkan karyawan. Sebagai pemilik perusahaan, anda tentu ingin memasang target setinggi-tingginya. Sementara karyawan cenderung sebaliknya (kalau mereka berani berkata jujur dan tidak bersikap Asal Bapak Senang). Nah, perpaduan target anda dan karyawan bisa melahirkan target yang lebih realistis.
Percuma saja anda memaksakan target tinggi jika tidak didukung oleh karyawan. Kecuali jika mereka diajak bicara dan memahami alasan penetapan target itu. Lebih bagus lagi, kalau mereka juga bisa diyakinkan bahwa pencapaian target akan mereka nikmati, misalnya dengan kenaikan gaji atau insentif dan bonus.
Lantas, bagaimana agar bisa membuat target bisnis yang menantang tapi sekaligus realistis? Di sinilah perlunya pandangan pihak ketiga yang bisa memberikan penilaian dan pandangan "dari luar". Jika memungkinkan, undanglah orang luar yang anda nilai cukup berkompeten dan mengetahui peta bisnis yang anda geluti. Bisa juga anda memiliki konsumen yang loyal untuk memberikan penilaian dan menyampaikan harapan-harapannya.
Jangan andalkan keberuntungan.
Perencanaan bisnis yang disusun secara cermat, niscaya akan lebih menjamin usaha anda mengalami perkembangan secara berkelanjutan. Sebagai pengusaha yang hidup di jaman modern, sebaiknya anda jangan mengandalkan faktor keberuntungan. Benar, di mana pun dan kapan pun, keberuntungan bisa saja muncul. Tapi, tidak ada kepastian.
Pengusaha yang selalu mengandalkan keberuntungan biasanya mudah tergoda untuk beralih pada bidang atau produk lain. Misalnya, pengusaha roti tiba-tiba beralih membuat kue kering karena pasarnya sedang meledak. Dia tergoda untuk memperoleh keuntungan sesaat dengan mengabaikan produk utamanya. Padahal, dengan mengurangi apalagi menyetop sama sekali produk utama, akan sangat mengganggu kesinambungan pasar. Ketika si pengusaha balik lagi memproduksi roti karena masa panen kue sering sudah selesai, seakan-akan dia harus melangkah dari awal lagi.
Evaluasi setiap hari
Kegiatan evaluasi bisnis, sebaiknya tidak hanya dilakukan setiap akhir tahun. Sebab, kenyataannya, sekarang ini kita menghadapi iklim usaha yang cepat berubah. Begitu pun dengan perencanaan, sekarang ini kita menghadapi iklim usaha yang cepat berubah. Begitu pun dengan perencanaan. Penyusunan rencana yang ditetapkan dalam setahun cukup dijadikan sebagai panduan secara garis besar saja.
Kalau perlu, lakukan evaluasi setiap hari. Biasanya melakukan evaluasi setiap malam hari, karena malam hari biasanya kondisi pikiran sudah tenang sehingga bisa lebih objektif. Selain evaluasi, sekaligus membuat perencanaan untuk produksi esok harinya dengan mempertimbangkan permintaan pasar.
Dari kegiatan evaluasi, bisa memantau perkembangan usahanya dan membuat langkah tepat yang diperlukan. Misalnya, soal efisiensi peralatan atau perlu tidaknya menambah alat baru dan sebagainya.
Tapi, banyak juga pengusaha yang melakukan evaluasi setiap minggu atau setiap bulan. Boleh-boleh saja. Soal frekuensi evaluasi, sangat tergantung pada jenis produknya dengan melihat perkembangan dan peta persaingannya di pasar.
Kegiatan evaluasi di luar yang tahunan, juga bermanfaat untuk melakukan perubahan-perubahan target secara cepat. Bisa dengan menurunkan atau lebih meninggikan tergantung perkembangan terakhir saat itu.
(WM/E152/ThVIII)
